I Danmark er vi ikke vant til at benytte Notarialsystemet hvorimod man i Spanien skal underskrive stort set alle dokumenter af hvis relevans foran en notar.
I Danmark kan man via NemId eller Digital Signatur underskrive stort set alt elektronisk, selv køb / salg af fast ejendom kan i Danmark foretages uden at køber og sælger (eller deres repræsentanter) mødes rent fysisk men alt underskrives digitalt.
I Spanien skal personen selv møde frem og underskrive diverse transaktioner i banken, køb/salg af fast ejendom, testamenter, stiftelse af selskaber, arv, m.m.. Dette kan ofte være problematisk, specielt for personer der ikke er fast bosiddende i Spanien eller p.g.a. arbejde rejser meget. Alternativet til personligt fremmøde er at udstede en notarfuldmagt til en person eller rådgiver som man har tillid til. Ofte kan ægtefæller med fordel give gensidig fuldmagt eventuelt samtidig med udarbejdelse af gensidigt testamente. I banken kan man i dag opnå kodekort som kan sidestilles med NemId og benyttes hvis der skal foretages bankoverførsler eller på anden måde ageres på kontoen. Men langt de fleste andre transaktioner kræver personlig underskrift eller repræsentation via notarfuldmagt.
Hvad er en notarfuldmagt? Først og fremmest skal forklares hvad en notars funktion er i Spanien. En notars funktion i Spanien er at kontrollere underskriverens identitet samt sikre at den person der underskriver dokumentet eller fuldmagten er klar over hvad der underskrives, d.v.s. hvad dokumentet indeholder. Ligeledes skal notaren kontrollere at gældende lovgivning overholdes samt at den nødvendige dokumentation for at gennemføre transaktionen er korrekt. Notarfuldmagten er derfor en fuldmagt hvori der gives garanti for, at giveren af fuldmagten er personen der fremgår som fuldmagtsgiver samt at denne er korrekt informeret om til hvem og til hvad der gives fuldmagt.
Fuldmagten kan indeholde diverse fakulteter afhængig af hvad fuldmagten skal benyttes til. De mest almindelige fakulteter er følgende men kan som nævnt variere :
· Offentlige myndigheder (anskaffelse NIE-nummer, registrering myndigheder, skattedeklarationer m.m.)
· Banker (oprettelse og lukning konto, bankoverførsler, udstedelse checks, annulering betalingsservice, annulering af lån, m.m.). Hvis der skal købes med lån skal denne fakultet ligeledes fremgå så det skal afklares allerede inden udarbejdelse og underskrift af fuldmagt hvis den skal benyttes til køb.
· Underskrift offentlige dokumenter. Køb og/eller salg af ejendom (både fast ejendom og andre aktiver), registrering ejerskifte ved skilsmisse eller ophør af fælleseje (Extincion de Condominio)
· Arv og de procedurer der er nødvendige til dette (kopi seneste registrerede testamente fra Centralregisteret i Madrid, bankcertifikater, underskrift af “herencia” og “declaración de herederos” hos notar).
· Stiftelse af selskaber og registrering hos spanske skattemyndigheder
· Underskrift af både offentlige og private dokumenter (oprettelse og annullering af kontrakter med el, vand, forsikring m.m.)
Hvis der er tale om fuldmagt som skal benyttes til domstolene i forbindelse med retssager skal der oprettes en speciel fuldmagt til dette.
Fuldmagten skal underskrives af personen foran en notar i Spanien og derefter kan den benyttes af de personer som har fået fuldmagt. Underskrives fuldmagten af personer der ikke forstår spansk kan den udarbejdet i dobbelt kolonne på spansk og eventuelt engelsk. Afhængig af fuldmagtens længde /sværhedsgrad kan prisen varier fra mellem 50 € – 150 €. Dog medfører fuldmagten ligeledes et ansvar for fuldmagtshaveren, da fuldmagten skal benyttes i henhold til de retningslinjer og det aftalte med giveren. Går personen der har givet fuldmagten bort må fuldmagten ikke længere benyttes. Efter personens bortgang træder et eventuelt testamente i kraft.
Har personene der ønsker at give fuldmagten ikke mulighed for at komme til Spanien og underskrive fuldmagten hos spansk notar, så kan man underskrive fuldmagten hos notar i bopælslandet. I Danmark vil det være Dommerkontorets notarialafdeling, i Norge hos Tingsrett og i Sverige er der visse advokatkontorer som har speciel myndighed til at agere som notarialkontor. Hvis fuldmagten underskrives hos notar i f.eks. Danmark, Norge og Sverige skal fuldmagten efterfølgende have Apostille-stempel så den kan benyttes i Spanien (i henhold til Haagkonventionen). I Danmark skal fuldmagten have Apostille-stempel hos Udenrigsministeriets afdeling for legaliseringer. I Norge er det Fylkesmannen der påsætter Apostille og i Sverige påføres Apostille normalt af samme notar som bekræfter underskrift af dokumentet.
Fuldmagten kan enten tidsbegrænses eller efterfølgende tilbagekaldes så den ikke længere må benyttes af den/de fuldmagtshavende. Ligeledes kan fuldmagtens fakulteter begrænses, men dette kan dog give problemer hvis der under proceduren opstår problemstillinger hvis løsning kræver fakulteter der ikke er inkluderet i fuldmagten.
Som nævnt tidligere er fuldmagtshaver ansvarlig for at fuldmagten benyttes korrekt og i henhold til det aftalte med fuldmagtsgiver.
Ønsker i yderligere informationer omkring spansk notarfuldmagt er i velkomne til at kontakte Lena Grøn eller Heidi S. Andersen på info@www.gron-andersen.es eller telefon 951910649 eller mobil 647911302.
Af Lena Grøn & Heidi S. Andersen fra Grøn & Andersen Konsulentbureau
